話し合いを始める前に

企業や組織の中で毎日のように行われるものの1つに、会議・ミーティング・打ち合わせといった「話し合い」があります。

仕事の中には、直接顔を合わせて話し合う局面がたくさんあります。しかし「とにかく会って話し合えば、何とかなる」というものでもありません。

「そこそこ盛り上がったが、何も進展しなかった。上司になんて報告しよう…」
「全然意見が出てこない。みんな白けている。早く終わらないかなあ…」

このような話し合いを避けるためには、何に気をつければいいでしょうか?
これから、話し合いをする際の留意点を列記します。

新人や若手社員の場合は、たくさんの人が集まる話し合いの主催者・進行役になる機会はまだ少ないかもしれません。それでも、参加者の一人として知っておいたほうがいいことがありますし、進行役をする準備をしておいて損はないはずです。

本トピックでは、話し合いを始める前の「準備段階」に関する留意点をご紹介します。

ゴールイメージの共有

話し合うこと自体が目的ではありません。話し合いは、仕事を前に進めるための手段として行われるものです。
では「いい話し合い」とはどのような話し合いのことを言うのでしょうか? 話し合いのゴールイメージ、つまり「この話し合いが終わった時、何がどのような状態になっていれば、いい話し合いだったと言える」のでしょうか?

「○○について参加者全員が理解できた状態」「△△に関するアイデアが10個以上出た状態」「☆☆の役割分担をして、各自がこれから何を実行すればいいか明確になった状態」…話し合いにもゴールイメージがあります。

時間の無駄になっている話し合いの多くでは、ゴールイメージを共有しないまま「まず○○の件ですが…」と話を始めてしまっています。

問いの共有

話し合いの目的が、何かしらのアイデア・意見・結論を生み出すことである場合、何を話し合うかを「問い」の形で共有すると、参加者の意識がそろいやすくなります。

たとえば複数人で進めていた仕事でトラブルが発生し、話し合いがもたれたとします。


問1:「なぜ、トラブルが発生してしまったのか?」(原因の究明)
問2:「解決の仕方にはどのような方法があるか?」(解決策を出す)
問3:「誰がどのようにトラブルを解決すればいいか?」(役割分担)


参加者の持っている問いがバラバラだと、話し合いはうまく進みません。

進め方の共有

話し合いの途中で下記のような発言が出て、進行が乱れてしまうことがあります。

「そもそもこんな事を話し合って意味あるの? まずは○○について話さないと」
「これ以上意見を出してもしょうがないよ。他に話すべきことがあるのでは?」

いや、進行が乱れるならまだいいのですが、このような事を思っていても口に出さない人のほうが多いかもしれません。それで終わってから全員が「結局何だったのかねえ」と後味が悪くなってしまう。

話し合いの初めに、ゴールイメージだけではなく「進め方」についても共有しておく必要があります。何から順番に話し合うのか。時間が限られているなら、どの議題を優先させるのか。

同じテーマであっても「大枠から話すのが好きな人」もいれば「細かい所から話すのが好きな人」もいます。進め方を合意しておけば、参加者の不安やストレスを減らすことができます。

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